Wie zijn we ? Adres & registratie Contact
 
De Vier Cirkels
 
Rateaulaan 20, 2812 Muizen
 BTW plichtig
 
info@deviercirkels.be
www.deviercirkels.be
 
  Onze algemene voorwaarden van de website
De website is eigendom van De Vier Cirkels bvba en wordt geëxploreerd door Remke Kamphuis en Griet Tersago als zaakvoerders. .
De inhoud van deze site, met inbegrip van logo’s, foto’s, data, teksten, beelden, ed. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan De Vier Cirkels bvba of rechthoudende derden. De informatie op de website is van algemene aard.   De Vier Cirkels bvba draagt er zorg voor dat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeuring en bijgewerkt is.  Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten, kan De Vier Cirkels bvba niet aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site. 
 
 
  Ons  privacy beleid
De Vier Cirkels bvba respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en haar cliënten.  In dit privacybeleid informeren wij u over welke persoonsgegevens we verzamelen  en hoe deze gegevens door ons zorgvuldig worden verwerkt en beveiligd.
Wij verwerken uw gegevens volgens Verordening (Eu) 2016/679 v/h Europese Parlement en de raad van 27/04/2016, u misschien beter bekend als GDPR-AVG.
 
 
  Persoonsgegevens die we verwerken
De Vier Cirkels bvba verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website/u informatie opvraagt i.v.m. onze dienstverlening en/of u cliënt bent of wenst te worden in onze coaching/therapie praktijk.   Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.  Omdat we transparant en open willen zijn, vermelden wij welke gegevens we bewaren en met welk doel.
 
Het algemeen doel van De Vier Cirkels bvba is het coachen, begeleiden en helen van  cliënten om het innerlijk bewustzijn te verhogen en gepaste therapievormen aan te bieden op maat van de cliënt op basis van een hulpvraag, gesteld door de cliënt.  De technieken, hulpbronnen die hiervoor gebruikt worden zijn o.a. Innerlijk Kind werktechnieken & lichaamswerk, De Vier Cirkels bvba heeft geen medische bevoegdheid.   
 
De rechtsgronden voor verwerking zijn altijd in het kader van de overeenkomst afgesloten met de cliënten.  Gegevens worden enkel verwerkt mét toestemming en op vrijwillige basis verstrekt door de cliënten.  Financiële verwerkingen zijn gebaseerd op wettelijke rechtsgrond.
 
*** Mogelijke categorieën  van gegevens die verwerkt worden zijn (niet beperkend): Identificatiegegevens, Persoonlijke gegevens, Leefgewoonten, Psychische gegevens,  Samenstelling van het gezin, Vrijetijdsbesteding en interesse, Gegevens betreffende de gezondheid, Opleiding-Beroep,  Gegevens over het seksuele leven, Beeldopnamen, Geluidsopnamen.    De verstrekte gegevens zijn afhankelijk per cliënt en worden enkel en alleen verstrekt met volledige toestemming van en door de cliënt ter ondersteuning van het helingproces. 
 
  Wat ? Hoe ? Welke gegevens ? Waarom ?
  Cliënt contact gegevens Contactaanvraag website
Mail en telefonisch contact
Outlook database
 
Akkoord en bewustzijns verklaring
Naam (Voornaam)
E-mail adres
 
 
 
 
+
Adres
Woonplaats
Handtekening
Om u snel en gemakkelijk te contacteren en uw vragen te beantwoorden
 
Om een bindend akkoord te bekomen vooraleer de samenwerking te starten
  Levensver- haal cliënt Windows Life mail data base
Standalone computer
Dossier client
Voornaam cliënt
Levensloop van geboorte tot heden
Zie *** (Persoonsgegevens)
Inzicht in het levensverhaal van de cliënt, patronen zien en manier waarop iets geschreven is. 
Dit zorgt voor tijdswinst (geen extra intakegesprek), kostenreductie en meer doelgericht werken
  Dossier cliënt Contact gegevens
Behandelingsdata
Neerslag – schriftelijke aantekeningen van gesprekken tijdens de coaching
Voornaam cliënt
Gegevens betreffende gezondheid
Psychische gegevens
Zie *** (Persoonsgegevens)
Opvolging van de cliënt, coaching evolutie om gerichte aanpak te bepalen
Historiek cliënt bij terugkomst
  Beeld materiaal
Geluidsopna-me
Video apparatuur
Recorder
Opname van sessies
 
Eerder uitzonderlijk dan regel, maar kan ondersteuning bieden bij het coaching traject – altijd met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt
  Afspraken Cashboek Voornaam en achternaam cliënt
Bedrag coaching
Datum
Notuleren van uitgevoerde afspraken
  Vergoeding Elektronische factuur
Afgedrukte factuur indien gevraagd
Boekhoudkundige verwerking
Naam
Adres
Naam bedrijf
BTW bedrijf
Behandelingsdata
Betaald bedrag
Korte omschrijving van de behandeling
Op vraag van de cliënt kan een factuur worden opgesteld voor geleverde diensten
 
  Als u onze website bezoekt, registreren wij géén verdere technische informatie, niet voor analyse doeleinden, noch voor verbetering van onze website.  Wij houden dus geen IP-adres bij, noch klikgedrag – geen cookies, Zo respecteren wij uw privacy terwijl u online bent.
 
 
 
  Toestemming en besluitvorming
De Vier Cirkels bvba verwerkt geen gegevens zonder uw toestemming en altijd in het kader van de behandelingsovereenkomst.  Voordat er een samenwerking start wordt er een akkoord en bewustzijnsverklaring ondertekend. 
Profilering of enige andere vorm van besluitvorming is niet van toepassing.
 
  U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken, rekening houdend dat de dienstverlening en coaching dan niet langer kan plaatsvinden. 
 
 
  Wat gebeurt er met uw gegevens ?
Bewaartermijn:
Wij bewaren  uw persoonsgegevens om op langere termijn, indien de cliënten terugkomen met al of niet dezelfde hulpvraag, informatie ter beschikking te hebben over het proces dat reeds doorlopen is.  Dit om de efficiëntie van het proces te vergroten.
Wij hanteren een maximale bewaartermijn van 30 jaar in overeenstemming met de richtlijn voor het bewaren van psychologische dossiers.  Voor boekhoudkundige verwerkingen hanteren wij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Mocht De Vier Cirkels bvba de activiteiten stopzetten worden de gegevens op een veilige manier verwijderd.
(papierversnipperaar en vernietiging van harde schijven.  Uw contactgegevens en basisinformatie wordt bewaard in onze database net zo lang tot u dit niet meer wenst, mits in acht name van de wettelijke bewaartermijnen.
 
  Delen van gegevens:
Wij delen geen gegevens zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke (per mail) toestemming.  Deze toestemming kan enkel overroepen worden in het kader van verplichte wettelijke vrijgave van informatie.   Doordat gegevens niet gedeeld worden met derden, is er geen noodzaak tot het opstellen van een verwerkingsovereenkomst met derden.  Indien gegevens gedeeld worden (mét uw toestemming) met dokters en/of andere medische specialisten en/of andere coaches, begeleiders is er een garantie dat deze derden ook onder de geheimhoudingsplicht vallen. 
Gegevens worden nooit gedeeld buiten Europa en/of met landen waarvoor geen passende beveiligingsniveau werd overeengekomen.
Indien in het begeleidingstraject de noodzaak en/of wens bestaat om gesprekken op te nemen, of sessies op beeldmateriaal vast te leggen, dan kan dit enkel met uw uitdrukkelijke toestemming.  Dit geldt ook voor publicatie van foto’s op de website De Vier Cirkels bvba kan echter niet verantwoordelijk worden gesteld indien de cliënt gesprekken individueel opneemt op eigen datarecorders. 
 
  Wij hebben zoals de wet AVG-GDPR het voorschrijft een verwerkingsregister aangelegd dat inzicht geeft over welke gegevens we verwerken, hoe we er mee omgaan en hoe we ze beveiligen.  Dit register is ter inzake van de wettelijke instanties op aanvraag.
 
 
  Uw gegevens zijn beveiligd 
De Vier Cirkels bvba neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft voldoende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veilige verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen.  Deze maatregelen stemmen overeen met de aard van de persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico en dienen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
 
Meer specifieke maatregelen zijn o.a. beveiliging met paswoorden op alle systemen,  externe harde schijf, virusbeveiliging op de IT systemen, standalone computer (niet gedeeld in een netwerk) en geen bewaring op laptops, noch op draagbare datasticks.  De fysieke dossiers worden bewaard achter gesloten kast. 
 
Minimalisatie van gegevens
Wij anonimiseren gegevens door enkel gebruik te maken van de voornaam van de cliënt in de dossierbewaring.  Dit laatste zorgt er ervoor dat er geen verband kan worden gemaakt tussen de inhoud van de aantekeningen en een natuurlijke persoon (cliënt)
 
Indien ongeoorloofde toegang wordt verkregen tot onze IT systemen en uw gegevens,  zullen we onmiddellijk alle mogelijke maatregelen treffen om de schade en/of de diefstal van de gegevens tot een minimum te beperken.
 
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op. (zie Contact). 
 
 
  U heeft rechten !
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren, of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om uw gegevens te bewaren.  Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.  U heeft ook het recht om uw gegevens te laten overdragen. 
Aan uw verzoek zullen wij zo snel mogelijk, maar binnen de 4 weken, gevolg geven.
   
  Indien u meent dat De Vier Cirkels bvba niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaat of op enigerlei wijze de wetten en de regelgeving overtreedt, hebt u het recht klacht in te dienen bij de Commissie van de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer CBPL:  www.privacycommission.be
 
 
  Heeft u nog vragen ?
 Voor alle vragen met betrekking tot deze privacy verklaring en/of de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u terecht bij onderstaande coördinaten.  Deze privacy verklaring is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld.  Mocht u toch nog aanleiding zien voor een aanvulling, dan zien wij die graag tegemoet.
 

 
Contactgegevens:
De Vier Cirkels bvba
Rateaulaan 20
2812 Muizen
T:+32 15-200700
 
Contactpersoon:
Remke Kamphuis
Email: remke@deviercirkels.be 
 


© 2018 Het innerlijke kind - realisatie: BMT Media